始末書のコツを教えます

始末書ってそもそも何?

「上司に始末書を書けって突然言われたんだけど、何をどうしていいか全く分からない・・・」

 

始末書に悩む男性

始末書とは、自らの不始末を反省するとともに、二度と同じ過ちを犯さないよう誓約することを記した書類のことです。

他人に迷惑をかけたり、損害を与えたりした場合、その場ですぐに謝罪するのはもちろんですが、さらに始末書を提出することで、相手に対して誠意を示すことができます。

始末書を提出する理由はさまざまですが、代表的な例としては、以下の5点が挙げられます。

  1. 遅刻や無断欠勤を繰り返した場合
  2. 会社の備品が盗難に遭ったり、紛失したりした場合
  3. 規定の予算を超過した場合
  4. 上司または取引先の相手に対して粗相があった場合
  5. 就業規則や就学規則に違反する行為があった場合

なお、始末書は公務員や警察のほか、民間企業や学校などから提出を命じられることもあります。

公務員・民間企業

公務員の場合、不始末に対して戒告や訓告が与えられた場合、上役に対して始末書を提出することになっています。

一方、民間企業については一律の規定はありませんが、職務規程に始末書について定めている条項がある場合、不始末の内容に応じて始末書の提出を求められることがあります。

警察

警察では法令違反に対する罰則が厳しい傾向にありますが、軽微な違反だった場合、始末書の提出のみにとどめることがあります。

学校

生徒がいじめやカンニングなどの不祥事を起こした場合、自身に始末書の代わりとなる反省文を書かせることがあります。

また、その保護者に対しても監督不行届として、始末書の作成・提出が求められるケースがあります。

始末書の文例は定型に沿って書く

始末書の書き方に納得する男性

始末書の文例は、提出先や不始末の内容によって異なりますが、いずれの場合も定型に沿って書くのが原則です。
始末書の定型は企業や学校ごとに定められているのでまちまちですが、基本的なレイアウトは共通しているので、重要なポイントを押さえながら作成するようにしましょう。
以下では、始末書の書き方の手順とポイントをまとめてみました。

1.提出日

始末書の右上に日付を明記します。始末書を作成した日ではなく、上役に提出した日付を書きましょう。

2.提出先の役職・氏名・敬称

始末書の左上に、提出先の役職と氏名、敬称を書きます。

たとえば「営業課長 ○○殿」「○○市立○○小学校 校長○○先生」などです。

3.自分の所属・氏名・押印

始末書を作成した本人の所属や氏名を書き、その隣に押印します。

4.標題

書類の中央に「始末書」と大きめに記載します。

5.不始末の内容

一般的な手紙では時候の挨拶や相手先の安否確認などを冒頭に持ってきますが、始末書の場合、不始末に対する謝罪・反省がメインとなっているので、時候の挨拶などは省略するケースがほとんどです。

そのため、冒頭では自身または子供が犯した不始末の内容を明記し、何に対する始末書なのかをはっきりさせておきましょう。

具体例としては、「私は、平成○年○月○日に会社の備品である○○を紛失してしまいました。」などです。

6.不始末などが発生した原因

前述した不始末の内容がどんな原因によって起こったものかを説明します。

ただ、始末書はあくまで反省と謝罪、再犯防止を目的として作成するものなので、不始末の原因を長々と説明する必要はありません。

7.反省と謝罪

今回の不始末について謝罪し、反省していることを明記します。

始末書の中でも最も重要な部分なので、相手に誠意が伝わるよう、慎重に言葉を選びましょう。

具体例としては「会社に対して多大な損失とご迷惑をおかけし、心より反省しております。」などです。

8.誓約と寛大な措置のお願い

不始末の再犯防止を誓うとともに、寛大な措置をお願いします。

ただ、最も重要なポイントは再犯防止の誓約なので、寛大な措置のお願いは場合によっては省略してもかまいません。

また、別のパターンとして、就業規則や就学規則に従う意思があることを示すこともできます。

具体例としては「今後は二度とこのような不始末を繰り返さないよう、自分を律して参りたいと思いますので、なにとぞ寛大な措置を賜りますようお願い申し上げます」などです。

始末書でやっちゃだめなNG項目

始末書には手紙のような明確な書式が存在しないため、重要なポイントさえ押さえておけば、あまり文例にとらわれる必要はありません。

ただ、始末書は不始末を犯したことが前提となっているため、一般的な手紙よりも細心の注意を払って作成しなければなりません。

特に以下のポイントは始末書を作成する上で絶対やってはいけないNG項目なので、初めて始末書を作成する人は要注意です。

NG項目1.勝手に始末書を作成する

始末書は懲戒処分のひとつなので、上役や学校などに命じられて作成するのが原則です。

いくら不始末を犯したからと言って、命じられてもいないのに始末書を作成・提出するのは規定違反となるので注意しましょう。

NG項目2.自分を正当化する

始末書は、自分が犯した不始末を反省・謝罪するとともに、二度と繰り返さないことを誓うために作成するものです。

そのため、不始末を起こした経緯について言い訳したり、自分を正当化するような表現はNG。相手の心証を良くするどころか、かえって誠意を疑われかねないのでこのような表現は控えるようにしましょう。

NG項目3.長すぎる文章

始末書には不始末の内容や原因を述べる箇所がありますが、これは後に続く謝罪や反省、誓約につなげるためのもので、メインの目的ではありません。

そのため、始末書として作成する場合は不始末の内容・原因はわかりやすく、簡潔にまとめるようにしましょう。

ちなみに、不始末の発生状況が複雑な場合、顛末書や理由書として、別途詳細を記載した書類を作成します。

NG項目4.パソコン・ワープロで作成

現在、文書や書類のほとんどはパソコンやワープロで作成しますが、手軽に作業できるぶん、手抜きをしたと思われる可能性が高くなります。

そのため、お詫びや反省の意味を込めた始末書は手書きで作成するのが原則です。

使用する文具は万年筆が最適ですが、黒または濃紺のペンでも作成可能です。

■当サイトについて
ミスによって引き起こされた信頼を回復するための第一歩として始末書は大切なものです。書き方は定型にそえばとても楽に終えられます。ただし、真剣に書くことは上司などにその思いを伝えるためにも重要な要素となってきますのでご注意ください。当サイトでは、始末書の書き方を誰でも一から分かるようにやさしく文例つきで解説しています。